ALBA-TROSS Aufgaben

Aufgaben ...

Aufgaben im Fanclub-Vorstand

Wir wollen Euch hier mal näher bringen, was eigentlich die wesentlichen Aufgaben der Mitglieder im Fanclubvorstand sind.

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Was machen eigentlich .......... die Kassenprüfer/innen?

Bleibt noch zu erwähnen, dass in jeder Saison neben den Fan-club-Vorstandsmitgliedern auch zwei Kassenprüfer/innen benötigt werden, die ein kritisches Auge darauf werfen müssen, ob der Umgang mit dem Vermögen des Fanclubs in Ordnung war. Um das festzustellen, wird mindestens einmal im Jahr eine Kassen-prüfung durchgeführt, bei der u.a. kontrolliert wird, ob es für alle Ausgaben, die getätigt wurden, auch einen entsprechenden (und inhaltlich sinnvollen) Beleg gibt. Hier sollten wie bisher Leute ran, die ein Faible für Zahlen haben und vielleicht aus der Steuerprüfer- oder Wirtschaftsprüfer-Ecke kommen und besonders akribisch sind. Der Zeitaufwand beträgt pro Saison (!) etwa 4-6 Stunden.

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Was macht eigentlich .......... der Vorstand insgesamt?

Nachdem wir Euch die speziellen Aufgaben der einzelnen Mit-glieder des Vorstands näher gebracht haben, fehlen noch die Aufgaben, die zusätzlich anfallen, weil sie von allen Vorstands-mitgliedern gemeinsam erledigt werden. Dazu gehören die Vor-standssitzungen bzw. die telefonisch oder per Mail getroffenen Absprachen untereinander.

Dabei wird z.B. darüber geredet,

welche Aktionen in nächster Zeit gemacht werden können,
ob dafür irgendetwas anzuschaffen ist und wer sich darum kümmert,
wer den Fanclubstand in der o2 World bei den nächsten Spielen betreut,
wer bei den nächsten Auswärtsfahrten die Fans als Verantwortlicher begleitet,
wie mit Einzelangelegenheiten der Mitgliederverwaltung umgegangen werden soll, z.B. mit Neuanträgen oder Beitragsschulden,
worüber bei der nächsten Mitgliederversammlung zu reden ist und wie auf Anträge reagiert werden soll,
was der Fanclub sonst noch für seine Mitglieder tun kann und in welche Richtung man ihn mit welchen Maßnahmen entwickeln könnte,
wofür die Finanzmittel des Fanclubs verwendet werden sollen.

Für einige dieser zusätzlichen Aufgaben können auch Fanclub-mitglieder außerhalb des Vorstands herangezogen werden, z.B. für Aufbau und Betreuung des Fanclubstandes. Die übrigen Angelegenheiten können am Besten bei Vorstandstreffen geklärt werden, die im Idealfall während der Saison monatlich stattfinden.

Der Zeitaufwand für diese Tätigkeiten ist schwer abzuschätzen, im Vergleich zu den Einzelaufgaben der Vorstandsmitglieder aber recht überschaubar. An Heimspieltagen ist das genauer zu sagen, da die Vorstandsmitglieder in der Regel von etwa 1 Std. vor Spielbeginn bis ca. 30 Min. nach Spielende sowie in der Halbzeit am Fanclubstand benötigt werden.

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Was macht eigentlich .......... der/die Kassenwart/in?

Der Kassenwart oder die Kassenwartin ist neben dem/r Vor-sitzenden als Kontoinhaber/in der Fanclubkasse der/die zweite Bevollmächtigte für dieses Konto und verwaltet sowohl das Fanclubkonto als auch die Barkasse. Er/sie ist also Ansprech-partner/in in Zahlungsangelegenheiten für alle Fanclubmitglieder und sonstigen Zahlungspflichtigen sowie für das Geldinstitut.

Zu den Aufgaben gehört:

die Verwaltung und Pflege der Kontodaten der Mitglieder und sonstiger Zahlungspflichtiger mit Hilfe der Kassen-Software,
die Entgegennahme und Verwaltung von Einzugsermächtigungen,
die Einzüge der Mitgliedsbeiträge und der Teilnahmegebühren für Auswärtsfahrten und sonstige Fanclubveranstaltungen,
die Überwachung der Zahlungseingänge und das Mahnwesen,
die Kontrolle der Kontoauszüge und die Berichtigung von Fehlbuchungen,
die Entgegennahme und Prüfung von Kassenzetteln und Rechnungen sowie die Überweisung verauslagter Beträge,
die Führung des Kassenbuchs und die Mitwirkung bei der Kassenprüfung,
der Rechenschaftsbericht über die Kassenangelegenheiten bei der Mitgliederversammlung.

Zusammen mit den anderen Vorstandsmitgliedern plant er/sie die Fanclubaktionen von der Weihnachtsfeier über die Stammtische bis zum Bowlingturnier und informiert die Mitglieder über die Planungen.

Zeitlich sollte man sich für den Job des Kassenwarts / der Kassenwartin ungefähr 6-8 Stunden pro Woche Zeit nehmen. Das variiert natürlich sehr stark und hängt vor allem davon ab, ob gerade Abbuchungen anstehen und wie umfangreich diese sind.

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Was macht eigentlich .......... der/die 2. stellvertretende Vorsitzende?

Wie der Name schon sagt, vertritt der oder die 2. stellvertretende Vorsitzende den/die Vorsitzende/n und den/die 1. Stellvertre-ter/in, wenn beide nicht selbst tätig werden können. Entspre-chend ist die Abstimmung zwischen den Dreien besonders wichtig, damit alle auf dem gleichen Informationsstand sind.

Neben diesen Aufgaben, die sich aus der Vertretung der anderen Vorsitzenden ergeben, hat der/die 2. stellvertretende Vorsitzende aber auch ein eigenes Aufgabengebiet, er oder sie ist nämlich Schriftführer/in im Fanclub.

Zu den Aufgaben gehören:

die Protokollführung bei der Mitgliederversammlung,
die Entgegennahme und Bearbeitung von Mitglieds-anträgen oder Kündigungen,
die Führung der Mitgliederliste und die Einarbeitung aller dem Vorstand gemeldeten Änderungen,
die Ermittlung aktueller Kontaktdaten der Mitglieder, wenn diese nicht zu erreichen sind,
die Übermittlung von Änderungen der Einzugsermächti-gungen oder Kontodaten der Mitglieder an den Kassenwart bzw. die Kassenwartin,
die Übermittlung von Änderungen bei Mail-Adressen von Mitgliedern an das Vorstandsmitglied, das die Mailingliste führt.

Zusammen mit den anderen Vorstandsmitgliedern plant er/sie die Fanclubaktionen von der Weihnachtsfeier über die Stammtische bis zum Bowlingturnier und informiert die Mitglieder über die Planungen.

Zeitlich sollte man sich für den Job des/der 2. stellvertretenden Vorsitzenden ungefähr 4-6 Stunden pro Woche Zeit nehmen.

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Was macht eigentlich .......... der/die 1. stellvertretende Vorsitzende?

Wie der Name schon sagt, vertritt der oder die 1. stellvertretende Vorsitzende den/die Vorsitzende/n, wenn diese/r nicht selbst tätig werden kann. Entsprechend ist die Abstimmung zwischen den Beiden und dem/der 2. stellvertretenden Vorsitzenden besonders wichtig, damit alle auf dem gleichen Informationsstand sind.

Neben diesen Aufgaben, die sich aus der Vertretung des/r Vorsitzenden ergeben, hat der oder die 1. stellvertretende Vorsitzende aber auch ein eigenes Aufgabengebiet, nämlich die Verantwortung für die Planung und Durchführung der Auswärtsfahrten. Dabei ist er/sie Ansprechpartner/in für alle Leute, die Fragen zu den Fahrten haben sowie für die Busunternehmen und die Geschäftsstellen der anderen Vereine.

Er/sie ist zuständig für

die Feststellung der Ticketpreise in fremden Hallen und die Vorbestellung und Bestellung der Karten,
die Einholung von Busfahrt-Angeboten, die Vorbestellung von Bussen und den Vertragsabschluss mit den Busunternehmen,
die Festlegung der Angebotspreise (in Absprache mit den anderen Vorstandsmitgliedern),
die Information der Mitglieder über die Angebote sowie die Entgegennahme von Anmeldungen,
die Erstellung der Teilnehmerlisten, die es dem Kassenwart ermöglichen, die Gelder "einzutreiben",
die Führung der 6.-Fahrt-Liste, um feststellen zu können, welche Mitfahrer ggf. eine Freifahrt im Bus haben.

Zusammen mit den anderen Vorstandsmitgliedern plant er/sie die Fanclubaktionen von der Weihnachtsfeier über die Stammtische bis zum Bowlingturnier und informiert die Mitglieder über die Planungen.

Zeitlich sollte man sich für den Job des/der 1. stellvertretenden Vorsitzenden ungefähr 6-8 Stunden pro Woche Zeit nehmen. Das variiert natürlich und hängt vor allem davon ab, ob gerade Fahrten anstehen.

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Was macht eigentlich .......... der/die Vorsitzende?

Der oder die Vorsitzende des Fanclubs ist der/die erste Ansprech-partner/in und Hauptverantwortliche/r für alle Belange des Fanclubs. Das betrifft sowohl organisatorische Sachen als auch repräsentative Aufgaben.

Der/die Vorsitzende ist dabei Ansprechpartner/in für die Geschäfts-stelle von ALBA, für die anderen Vereine und Fanclubs, für Spon-soren und Medien, unsere Vertragspartner (z.B. Versicherungen), für alle Fanclubmitglieder und interessierte Nichtmitglieder usw. Konkret heißt das, bei Fragen von �außen� und �innen� die gewünschten Infos an die jeweiligen Menschen zu geben oder jedenfalls dafür zu sorgen, dass sie sie bekommen, sowie Entscheidungen zu treffen, wobei die anderen Vorstandsmitglieder und ggf. die Mitglieder insgesamt zu beteiligen sind.

Darüber hinaus ist der/die Vorsitzende der organisatorische Kopf des Ganzen. Er oder sie

führt den Vorsitz im Vorstand,
ist Post-Adresse, Haupttelefonnummer und Hauptmailadresse des Fanclubs,
ist Kontoinhaber/in der Fanclubkasse,
ist Inhaber/in der Internet-Seite www.alba-tross.de und damit hauptverantwortlich für die Pflege der Homepage und deren Inhalt,
leitet alle Sitzungen (innerhalb des Vorstands und bei den Mitgliederversammlungen),
bereitet die Mitgliederversammlungen vor,
ist verantwortlich für die Umsetzung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung (dabei muss er nicht alles selbst machen, aber dafür sorgen, dass es gemacht wird),
schließt Verträge für den Fanclub ab,
hat insgesamt alles im Blick, was im und für den Fanclub getan werden soll.

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